Hotel Le Plaza – Charte sanitaire

Votre bien-être et votre santé sont nos préoccupations principales. Nous avons mis en place 6 phases auxquelles nous accorderons une attention supplémentaire pendant votre séjour.  Votre santé est notre priorité!

1.  Réservation, arrivée et check-in

Tout commence à l’arrivée, c’est pourquoi nous avons pris les mesures suivantes lors de la procédure de l’enregistrement

  • Lors de sa réservation ou avant son arrivée, chaque client ou organisateur d’événement recevra un courriel via lequel l’ensemble de la procédure d’enregistrement pourra être finalisée électroniquement. Les profils pourront être mis à jour, avec les coordonnées et les détails de facturation. Les prépaiements pourront être effectués par carte de crédit ou via un lien bancaire Internet sécurisé. Pour les groupes, ces informations seront fournies par le « tour leader », ou si vous préférez, l’hôtel pourra contacter chaque participant individuellement.
  • Notre gardien est là pour vous accueillir et ouvrir la porte d’entrée, tout en respectant l’ensemble des mesures de sécurité.
  • Si la procédure d’enregistrement a été effectuée avant l’arrivée, le client n’aura qu’à se présenter à la réception pour récupérer la clé de sa chambre.
  • Les clés des chambres seront désinfectées avant d’être remises au client et ne seront plus glissées dans le support de protection en carton.
  • Les paiements en espèces pour garantir les extras ne seront plus acceptés, une carte de crédit sera demandée pour les paiements électroniques et les préautorisations.
  • Des écrans de protection en plexiglas seront installés sur le desk d’accueil, ceci pour protéger à la fois nos clients et le personnel.

2.  Procédures de nettoyage des chambres

Pour vous assurer de profiter d’une nuit sans soucis, la procédure de nettoyage des chambres a été adaptée, et une attention supplémentaire a été accordée à certaines zones à haut risque.

  • En plus du nettoyage régulier de nos chambres, nous avons fixé 7 zones fréquemment touchées qui recevront des traitements désinfectants supplémentaires.
    • Interrupteurs et commandes électroniques
    • Poignées et boutons de portes
    • Surfaces et commodités de la salle de bain
    • Bureau et chaise
    • Minibar et verres
    • Téléphone, télécommandes et interrupteur de climatisation
    • Documents dans la chambre (répertoires, menu du service en chambre, panneau « Ne pas déranger »,..)
  • Le nettoyage ne sera effectué qu’entre chaque client. Le nettoyage quotidien pourra être effectué sur demande, uniquement lorsque le client n’est pas dans la chambre. Un membre du personnel sera désigné pour le nettoyage de chaque étage.
  • Le personnel d’entretien portera des masques et des gants de protection ; les gants seront systématiquement changés entre deux chambres.
  • Les draps sont nettoyés par une entreprise extérieure spécialisée, ceci à des températures élevées de 90°C et repassés à la vapeur.
  • Les oreillers décoratifs seront retirés pour éviter la contamination.
  • Les équipements de la chambre tels que stylos, bloc-notes, enveloppes,… seront retirés des chambres et seront disponibles sur demande à la réception au numéro 970.
  • Un sceau en papier sera placé à la porte de la chambre pour confirmer que la pièce a été nettoyée et désinfectée
  • Après le départ du client, la chambre restera inoccupée assez longtemps pour permettre la ventilation de la pièce
  • En cas de contamination ou de suspicion de contamination, les chambres seront mises hors service pendant plusieurs jours et entièrement désinfectées par une entreprise extérieure spécialisée

3.  Restauration – Petit-déjeuner, service en chambre et minibar

Les clients pourront toujours profiter de nos délicieuses préparations culinaires. Cependant, certaines procédures ont été revues.

  • La capacité de la salle de petit-déjeuner sera réduite pour respecter la distanciation sociale, des temps d’attente plus longs pourraient se produire.
  • Dans une première étape, le petit déjeuner sera servi à table à la carte : Des plats chauds pourront être commandés, des paniers avec des pâtisseries seront fournis, des assiettes avec de la charcuterie et des salades de fruits seront recouvertes d’un film protecteur.  Dans une étape ultérieure, le petit déjeuner buffet sera rouvert avec des membres du personnel veillant à un service fluide et sûr pour chaque client.
  • Le petit déjeuner pourra également être pris en chambre ou pourra être préparé « prêt à emporter »
  • Le service en chambre sera toujours disponible et les clients seront servis sans être en contact direct avec le personnel de l’hôtel (La commande sera disposée sur une table roulante devant la porte de la chambre, une fois qu’il aura terminé, le client pourra contacter notre personnel pour débarrasser la table laissé devant la porte).
  • Le personnel du service d’étage portera des gants et des masques de protection, la nourriture sera recouverte d’un film protecteur.
  • Les produits du minibar seront toujours disponibles, mais les minibars pourront être vidés sur simple demande.

4.  Evènements et séminaires

L’organisation de vos événements est notre passion et les précautions suivantes seront dès lors prises. Nous
serons bien sûr très heureux de répondre à d’autres exigences sur demande.

  • Les capacités de réunions pourront être revues en respectant la distanciation sociale.
  • Des écrans de protection en plexiglas seront installés au bureau d’accueil de l’événement.
  • Des procédures d’enregistrement « en douceur » seront prévues pour les groupes.
  • Du gel pour les mains et des produits désinfectants seront fournis à l’entrée des salles de conférence
  • Le personnel de l’hôtel sera équipé de masques et de gants de protection, ce service pourra également être fourni aux organisateurs d’événements et aux participants (des frais supplémentaires pourront dès lors survenir).
  • Les forfaits réunions avec Buffet ou déjeuner assis pourront être revus pour une formule de restauration plus adaptée (boîtes à déjeuner, paniers repas individuels, déjeuner pris en salle de réunion,…).
  • La nourriture et les boissons pendant les pauses café pourront être emballées individuellement, le café pourra être servi par le personnel de l’hôtel.
  • Les grands groupes pourront être divisés en salles de réunion plus petites ou en chambres transformées en salles de réunions, pendant que l’événement principal pourra être transmis en streaming en direct (selon la disponibilité, des coûts supplémentaires pourront survenir).
  • Les livraisons pour les grandes conférences devront être effectuées à un moment défini et ne pourront plus être effectuées plusieurs jours à l’avance. Les livraisons ne pourront être traitées que par la société de livraison ou l’organisateur de l’événement, et ne seront pas traitées par le personnel de l’hôtel.
  • Les fournisseurs externes de matériel audiovisuel nous ont confirmé qu’ils prendraient également les mesures suivantes:
    • Masques, gants et gel désinfectant pour les mains pour les techniciens.
    • Les microphones seront désinfectés entre chaque orateur (personnel de la société d’audio-visuel en charge).
    • Des écrans de protection seront prévus entre les techniciens dans la zone de production.
    • Une cabine de traduction pour chaque interprète (des frais supplémentaires pourront survenir).
    • Des masques, du gel pour les mains et des gants pourront également être fournis aux conférenciers.

5.  Départ et facturation

Nous nous réjouissons de vous accueillir à nouveau à l’avenir; par conséquent, nous souhaitons vous garantir une procédure de paiement fluide et sûre.

  • La dernière nuit de son séjour, chaque client recevra un message automatique avec un aperçu de sa facture. Tout changement pourra être effectué directement à la réception ainsi que le paiement.
  • Les factures papier ne seront plus imprimées, mais une version numérique pourra être envoyée par courriel sur simple demande.
  • Les paiements en espèces ne seront pas autorisés, les paiements électroniques ou sans contact seront la nouvelle norme.
  • Les terminaux de paiement seront désinfectés entre chaque client.
  • Les clés des chambres pourront être déposées dans une boîte de dépôt dédiée à cet effet, et seront désinfectées ou détruites.

6.  Hygiène générale et distanciation sociale

Il se passe bien évidemment beaucoup de choses dans les coulisses, plusieurs mesures seront donc prises pour que tout se passe bien et que les clients passent un séjour très agréable à l’Hôtel Le Plaza.

  • Du gel et des lingettes pour les mains ainsi que des produits désinfectants seront fournis dans le lobby de l’Hôtel
  • La salle de fitness sera limitée à une seule personne à la fois. L’accès à la salle pourra être demandé à la réception et les clients seront invités à informer la réception une fois qu’ils auront terminé. Ils seront tenus de ramener la clé d’accès, après l’utilisation de la salle de fitness, celle-ci sera désinfectée avant que l’accès ne soit donné au client suivant.
  • Les toilettes publiques seront fermées, les clients seront invités à utiliser les toilettes de leur chambre. Pendant les événements, les toilettes publiques seront ouvertes et le personnel de nettoyage sera présent pour les désinfecter entre chaque utilisation.
  • Des lignes de distanciation sociale seront tracées sur le sol à la réception, au bureau d’accueil pour les événements et aux files d’attente pour le petit-déjeuner,… Des lignes de direction seront tracées au sol pour éviter le croisement des clients entrants et sortants.
  • Afin de respecter la distance sociale, les postes de travail à la réception passeront de 3 à 2.
  • Une seule personne à la fois sera autorisée par ascenseur, sauf si des membres de la même famille se seront enregistrés ensemble.
  • Les clients se verront attribuer, selon la disponibilité, des chambres aux étages inférieurs pour les inciter à utiliser les escaliers.
  • Des poubelles spéciales pour masques et gants seront présentes dans les espaces publics.
  • « Nous nous protégeons pour vous protéger ». Les membres du personnel sont tenus de respecter les mesures de sécurité internes.
    • Des masques faciaux, le lavage régulier des mains, des gants et du gel pour les mains font partie de l’uniforme.
    • La distanciation sociale est obligatoire dans les espaces réservés au personnel et à la cafétéria, les repas pourront être pris dans les bureaux.
    • Les plus grandes équipes seront divisées en équipes plus petites pour éviter la contamination.
    • La température corporelle de l’ensemble du personnel sera mesurée quotidiennement à l’arrivée et au départ. Ce service pourra également être offert aux événements (des frais supplémentaires pour le personnel ou le matériel pourront survenir).

Ces directives sont sujettes à modification en fonction des décisions ultérieures prises par les autorités (locales).

Laurent De Kerf, Directeur Général
Charly Vandevenne, Directeur des Operations
Lionel Lyardet, Responsable Techique, Conseiller en Protection et Prévention