Hotel Le Plaza – Sanitair Charter

Aangezien uw welzijn en gezondheid voor ons van het grootste belang zijn, hebben we besloten om 6 fases van uw verblijf extra aandacht te geven.
“Uw gezondheid is onze prioriteit”

1. Reservering, aankomst en check-in

Omdat het allemaal begint met een veilige aankomst hebben we onze check-in procedure uitgebreid met volgende maatregelen

  • Bij reservering of vóór aankomst ontvangt iedere gast of organisator van een evenement een e-mail waarmee de gehele check-in procedure elektronisch kan worden afgerond. Profielen kunnen worden bijgewerkt, met contact- en facturatiegegevens. Vooruitbetalingen zijn mogelijk met creditcard of via een beveiligde online bank link. Voor groepen wordt deze informatie gegeven door de reisbegeleider, of indien gewenst kan het hotel contact opnemen met elke deelnemer afzonderlijk.
  • Onze bewaker is er om u te verwelkomen en onze toegangsdeur te openen, dit met inachtneming van alle veiligheidsmaatregelen.
  • Als de check-in procedure vóór de aankomst is afgerond, hoeft de gast zich alleen maar aan te melden bij de receptie om de kamersleutel op te halen.
  • Kamersleutels worden gedesinfecteerd voor ze aan de gast worden gegeven, dit zonder het gebruikelijke papieren beschermhoesje.
  • Cash betalingen ter garantie van mogelijke extra’s worden niet langer aanvaard. Een creditcard zal worden gevraagd voor elektronische betalingen en pre-autorisaties.
  • Er zullen plexiglas schermen worden geplaatst aan de receptie, dit om zowel onze gasten als ons personeel te beschermen.
  • Wanneer deze beschikbaar zijn, krijgen de gasten kamers op de lagere verdiepingen toegewezen om hen te motiveren de trap te nemen in plaats van de lift.
  • Balpennen worden gedesinfecteerd vooraleer ze aan de gast worden overhandigd, en opnieuw na gebruik.

2.  Schoonmaakprocedures voor de kamers

Om onze gasten een veilig en zorgeloos verblijf te bieden, hebben we de schoonmaakprocedures voor de kamers aangescherpt met bijzondere aandacht voor risicozones.

  • Bovenop de gebruikelijke schoonmaakroutine van onze slaapkamers hebben we besloten om 7 frequent aangeraakte oppervlakken en objecten extra te behandelen met een desinfecterend middel.
    • Schakelaars en elektronische schakelaars
    • Deurklinken en handvaten
    • Badkameroppervlakken & amenities
    • Bureau en stoel
    • Minibar en glazen
    • Telefoon, afstandsbedieningen en aircoschakelaar
    • Documenten (Hotelinformatie, roomservice menu, do not disturb-kaart,…)
  • Schoonmaken gebeurt alleen tussen de check-out en check-in van gasten. Dagelijkse schoonmaak kan worden gedaan op verzoek, en dit alleen als de gast niet in de kamer aanwezig is.
  • Elke verdieping heeft zijn eigen aangewezen personeelslid voor de schoonmaak.
  • Het housekeeping personeel draagt beschermende maskers en handschoenen: handschoenen worden tussen twee kamers gewisseld.
  • Beddengoed wordt gereinigd door een gespecialiseerd extern bedrijf, bij hoge temperaturen van 90°C en gestreken met stoom.
  • Decoratieve kussens zullen worden verwijderd om besmetting te voorkomen.
  • Kamervoorzieningen zoals pennen, blocnotes, enveloppen, … worden uit de kamers gehaald en zijn op aanvraag verkrijgbaar bij de receptie op het nummer 970.
  • De kamerdeur wordt verzegeld met een papieren zegel om te bevestigen dat de kamer is schoongemaakt en gedesinfecteerd.
  • Na het uitchecken worden de slaapkamers lang genoeg onbezet gelaten om de kamer grondig te kunnen verluchten.
  • In geval van besmetting of verdenking hiervan worden de kamers enkele dagen buiten gebruik gesteld en volledig gedesinfecteerd door een extern gespecialiseerd bedrijf.

3. Catering in het hotel – Ontbijt, roomservice & minibar

Gasten kunnen nog steeds genieten van onze culinaire hoogstandjes. Sommige procedures werden echter aangepast.

  • De capaciteit van de ontbijtzaal zal worden verminderd om social distancing te respecteren, langere wachttijden zijn mogelijk.
  • In een eerste fase wordt het ontbijt à la carte aan tafel geserveerd: Warme gerechten kunnen worden besteld, selectie van ontbijtkoeken en brood worden voorzien, borden met vleeswaren en fruitsalades worden afgedekt met beschermende vershoudfolie. In een later stadium zal het ontbijtbuffet worden heropend, waarbij een vlotte en veilige service voor elke gast wordt georganiseerd door het personeel.
  • Het ontbijt kan gevraagd worden als roomservice of een take-away ontbijt kan worden klaargemaakt.
  • Roomservice is nog steeds beschikbaar, de gasten hebben de mogelijkheid om bediend te worden zonder direct contact met het personeel van het hotel. (de bestelling wordt door ons personeel achtergelaten op een roltafel voor de deur, wanneer de gast klaar is, kan hij contact opnemen met de receptie om de borden te laten ophalen voor de deur).
  • Het roomservicepersoneel zal beschermende handschoenen en maskers dragen. Het eten zal met beschermende vershoudfolie worden afgedekt.
  • Minibarproducten zijn nog steeds beschikbaar, maar minibars kunnen op verzoek worden geleegd.

4.  Evenementen en Seminaries

Het organiseren van uw evenementen is onze passie, daarom zijn de volgende voorzorgsmaatregelen genomen.
Wij voldoen uiteraard graag aan andere eisen indien gewenst.

  • Vergadercapaciteiten kunnen worden herzien met respect voor social distancingregels.
  • Bij de welkomdesk van het evenement kunnen plexiglas schermen worden geplaatst.
  • Smooth check-in procedures kunnen worden voorzien voor groepen.
  • Handgel en desinfecterende producten worden verstrekt bij de ingang van de vergaderruimtes.
  • Het hotelpersoneel zal beschikken over beschermende mondmaskers en handschoenen. Deze dienst kan ook worden verleend aan de organisatoren van evenementen en aan de deelnemers (er kunnen extra kosten van toepassing zijn).
  • Vergaderforfaits met buffet of zittende lunch kunnen worden herzien naar een meer aangepaste cateringformule (lunchboxen, individueel verpakte lunches, lunch in vergaderzalen,…).
  • Eten en drinken bij koffiepauzes kan individueel worden verpakt, koffie kan worden geserveerd door het hotelpersoneel.
  • Grotere groepen kunnen worden opgesplitst over verschillende kleinere vergaderzalen of getransformeerde slaapkamers, terwijl het hoofdevenement wordt uitgezonden via live streaming (dit is afhankelijk van beschikbaarheid en extra kosten kunnen van toepassing zijn).
  • Leveringen voor grotere conferenties moeten op een afgesproken moment plaatsvinden en kunnen niet meer enkele dagen van tevoren worden gedaan. Leveringen kunnen alleen worden afgehandeld door een bezorgbedrijf of organisator van een evenement en worden niet afgehandeld door hotelpersoneel.
  • Externe leveranciers voor audiovisueel materiaal hebben bevestigd de volgende maatregelen te nemen:
    • Maskers, handschoenen en desinfecterende handgel voor technici.
    • Microfoons worden na elke spreker gedesinfecteerd (AV-medewerkers zullen hiervoor verantwoordelijk zijn).
    • Tussen de technici in de productieruimte worden beschermende schermen aangebracht.
    • Eén vertaalcabine per vertaler i.p.v. gedeeld (er kunnen extra kosten van toepassing zijn).
    • Maskers, handgel en handschoenen kunnen ook aan de sprekers worden verstrekt.

5.  Vertrek en facturatie

We kijken er erg naar uit u in de toekomst weer te mogen verwelkomen; daarom willen we u een vlotte en veilige check-out procedure garanderen.

  • Op de laatste avond van het verblijf ontvangt elke gast een automatisch bericht met een overzicht van zijn huidige factuur.
  • Eventuele wijzigingen kunnen direct bij de receptie worden aangebracht, en de betaling vindt eveneens daar plaats.
  • Papieren facturen worden niet meer verstrekt, indien gewenst kan er een digitale versie per e-mail worden verstuurd.
  • Contante betalingen zijn niet toegestaan, elektronische of contactloze betalingen zijn de nieuwe standaard.
  • Betaalterminals worden gedesinfecteerd met desinfecterende doekjes na elk gebruik.
  • Kamersleutels kunnen in een speciaal daarvoor bestemde dropbox worden gedropt en zullen worden gedesinfecteerd of vernietigd.

6.  Algemene hygiëne & social distancing

Achter de schermen hebben we verschillende andere voorzorgsmaatregelen genomen om u een zo veilig en aangenaam mogelijk verblijf in Hotel Le Plaza te bieden.

  • Handgel, handdoekjes en desinfecterende producten zijn aanwezig in de lobby.
  • De fitnessruimte is toegankelijk voor één persoon per keer. Toegang tot de fitnessruimte kan worden aangevraagd bij de receptie. De gasten worden vriendelijk uitgenodigd om de receptie te informeren wanneer ze klaar zijn en zijn verplicht om de toegangssleutel terug te brengen. Na gebruik van de fitness zal deze gedesinfecteerd worden alvorens de toegang aan de volgende gast wordt gegeven.
  • Openbare toiletten zijn gesloten. Gasten worden verzocht gebruik te maken van het toilet in hun slaapkamer. Tijdens evenementen zullen de openbare toiletten worden geopend en zal er schoonmaakpersoneel worden ingezet om ze tussen de gasten door te desinfecteren.
  • Social distancingslijnen zullen op de grond worden gemarkeerd bij de receptie, bij welkom desks voor evenementen, bij wachtrijen voor het ontbijt,… Richtingsaanwijzingen zullen op de grond worden gemarkeerd om te voorkomen dat binnenkomende en buitengaande gasten elkaar kruisen.
  • Met het oog op het respecteren van de social distancing regels, zullen de desks aan de receptie verminderd worden van 3 naar 2.
  • Per lift is slechts 1 persoon tegelijk toegestaan, behalve in het geval van leden van dezelfde familie die samen hebben ingecheckt. Afhankelijk van de beschikbaarheid zullen gasten kamers op de lagere verdiepingen toegewezen worden, dit om hen te motiveren de trap te gebruiken.
  • Er zullen speciale vuilnisbakken voor maskers en handschoenen worden geplaatst in de openbare ruimtes.
  • “We beschermen onszelf om U te beschermen”. Personeelsleden zijn verplicht de interne veiligheidsmaatregelen te respecteren:
    • Mondmaskers, het regelmatig wassen van handen, handschoenen en handgel worden onderdeel van het uniform.
    • Social distancing is verplicht in de personeelsruimtes en de cafetaria. De lunch kan voortaan aan het bureau worden genuttigd.
    • Grotere teams worden opgesplitst in kleinere teams om besmetting te voorkomen.
    • De lichaamstemperatuur van onze medewerkers wordt elke dag bij aankomst en vertrek gemeten. Deze dienst kan ook worden aangeboden op evenementen (extra kosten voor personeel of materiaal kunnen van toepassing zijn).

Het is mogelijk dat deze richtlijnen worden gewijzigd naar aanleiding van verdere besluiten van (lokale) overheden.

Laurent De Kerf, Algemeen Directeur
Charly Vandevenne, Directeur Operations
Lionel Lyardet, Veiligheidsadviseur